Datenschutzhinweis für die Mitglieder des Vereins „Bürger für Gonzenheim“ (BfG) hinsichtlich der EU-Datenschutzgrundverordnung vom 25. Mai 2018
Auch kleine Vereine, wie die BfG, unterliegen grundsätzlich dem Datenschutzrecht. Die Informationspflichten aus Art.13 DSGVO finden jedoch nach dessen Abs.4 dann keine Anwendung, wenn und soweit Vereinsmitglieder bereits über die dort genannten Informationen verfügen. Das ist bei den BfG-Mitgliedern weitgehend der Fall.
Beim Vereinseintritt haben die Mitglieder Namen und Adressen mitgeteilt und damit darin eingewilligt, daß die BfG diese personenbezogenen Daten zur Erfüllung des Vereinszwecks nutzt. Diese Einwilligung gilt auch für die Zukunft bis zur Kündigung der Vereinsmitgliedschaft. Danach gelten die steuerlichen Aufbewahrungspflichten. Erst danach kann eine Löschung vollzogen werden. Jederzeit besteht aber ein Auskunftsrecht hinsichtlich Speicherung und Verarbeitung dieser Daten. Daneben hat jedes Mitglied ein Beschwerderecht bei der zuständigen deutschen Aufsichtsbehörde. Die Zuständigkeiten müssen noch festgelegt werden.
Die BfG nutzt die Mitgliederdaten nur zur Versendung von Einladungen zu Veranstaltungen an das jeweilige Mitglied sowie zur Beitragsverwaltung. Hierzu muss ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten geführt werden. Hierfür werden wir das Muster des Bayrischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht benutzen.
Die BfG hat keine Beschäftigten, die auf den Datenschutz verpflichtet werden müssen. Auch ein Datenschutzbeauftragter muss daher nicht bestellt werden, was ab 10 Mitarbeitern in der Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist. Alle Verwaltungstätigkeiten der BfG werden von deren ehrenamtlich tätigen Vorstandsmitgliedern durchgeführt, die alle Mitglieder kennen. Wegen der Anschriften von Verein und den Vorstandsmitgliedern wird auf den Kopfteil dieser Mitteilung verwiesen. Die Homepage der BfG enthält keine personenbezogenen Daten mit Ausnahme der der Vorstandsmitglieder.
Grundlage dieser Hinweise ist die Checkliste des Bayrischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht „Anforderungen der EU-DATENSCHUTZ-GRUNDVERORDNUNG an Vereine“: https://www.lda.bayern.de/media/muster_l_verein.pdf
Bad Homburg, 2.6.2018
gez. Dr. Karl-Alexander Rastädter (1. Vorsitzender)
gez. Dr. Jörg Schmalfeld (Schriftführer)